englishdom    

Грамматический справочник | Неправильные глаголы | Типичные ошибки | Транскрипция | Ложные друзья переводчика | Деловая переписка

Краткий справочник по деловой переписке

Написание делового письма

Тело письма. Способы вежливого обращения

В первой строке адреса пишется имя и фамилия получателя, если они вам известны. Перед инициалами получателя обычно ставится форма вежливого обращения. После него могут писаться имя и фамилия корреспондента или его инициалы и фамилия, но, ни в коем случае, не одна фамилия.

Например:
Mr. J.R. Tolkien,
Mr. John Tolkien, но не Mr. Tolkien

Другие формы вежливого обращения:

Mrs. — должностное лицо — замужняя женщина,
Miss — должностное лицо — незамужняя женщина,
Ms. — должностное лицо — женщина, чье семейное положение вам не известно,
Messrs (сокр. от messieurs "господа") — используется при адресации к двум или более мужчинам.

Существует множество других форм вежливого обращения. Это ученые и медицинские степени, воинские звания, аристократические титулы.

Если имя получателя неизвестно, то просто указывается его должность или отдел.

В деловой корреспонденции приняты следующие сокращения названий стран:

UA -Украина
RU — Россия
US — США
GB — Великобритания
CA — Канада
FR — Франция
IT — Италия
JP — Япония
G — Германия
DM — Дания

Вступительное обращение (приветствие) должно быть полностью согласовано с наименованием получателя в пункте "адрес".

Письмо адресуется одному человеку (мужчине) — Dear Sir "Уважаемый господин".

Вы адресуете письмо фирме в целом или нескольким лицам, то используйте обращение Dear Sirs "Уважаемые господа" или Gentlemen.

Обратите внимание, что в американских письмах после обращения ставится двоеточие, а в английских — запятая. Если ваше письмо адресовано женщине, то обращайтесь к ней как Dear Madam, а не Dear Miss, так как это будет звучать некультурно. Обращение к женщинам звучит как Mesdames.

Если пол адресата вам неизвестен, то пишите Dear Sir or Madam.

Если вы пишете человеку, с которым вы знакомы, то можете поставить в обращение его фамилию: Dear Mr. Smith.

При длительном общении (переписке) можно "перейти на ТЫ" — Dear Michael. Можно сделать свое обращение еще более теплым и душевным:
My dear Mr. Smith
My dear Michael

Для того, чтобы читатель письма сразу понял, о чем пойдет речь, после вступительного обращения обычно дается краткое указание на общее содержание письма. Чаще всего перед этим указанием употребляются следующие сокращения:

"Re" — сокращение от латинского выражения "in re" — "по делу";
"Subject" — тема;
"Conc" — сокращение от английского "concerning" — касательно.

Например:

Conc: your request for the documents of January 21, 1997
Subject: labour contract

Первый абзац основного текста начинается с предложения, в котором вы подтверждаете получение письма от вашего корреспондента, или со ссылки на поступившее письмо.

Обычно объем делового письма не превышает одну страницу. Но, если объем письма больше одной страницы и его продолжение напечатано на обратной стороне листа, то в конце первой страницы пишется p.t.o., что означает Please Turn Over (Смотрите на обороте).

К оглавлению

Нужен письменный или устный перевод?

Просто наймите профессионалов!

Обращайтесь за
услугами переводчика в бюро переводов
"Норма-ТМ"