Статьи Топики Разговорник Библиотека

Writing: учимся писать деловые письма и не только

Деловая и личная переписка - это неотъемлемая часть человеческого общения.
Вопрос написания писем всегда был и будет актуальным.
Поэтому, без знания основных правил составления официальной и неофициальной корреспонденции обойтись довольно трудно.

Однако, умение излагать свои мысли в письменной форме не ограничивается только лишь навыком по составлению писем и включает в себя целый спектр знаний по написанию статей (articles), эссе (essays),
докладов (reports), отзывов (reviews) и т. д.
Умение логически, грамматически верно и литературно излагать свои мысли, нужно не только для решения повседневных задач, но и при сдаче международных языковых экзаменов,
которые содержат часть «Writing», отдельно оцениваемую по определённой шкале.

Безусловно, в рамках одной статьи охватить все нюансы письменного английского просто невозможно, поэтому в этом материале будут рассмотрены лишь основные аспекты этой обширной темы.

1. Как написать письмо?

Если личные письма, по сути, не имеют разновидностей, то группа деловых писем довольно обширна и включает в себя массу видов и подвидов официальных посланий:

Письмо-запрос (letter of enquiry);
Письмо-ответ на запрос (reply quotation);
Рекомендательное письмо (a letter of reference, reference letter, reference);
Гарантийное письмо (letter of guarantee);
Сопроводительное письмо (covering letter);
Благодарственное письмо (thank you letter, letter of appreciation);
Коммерческое предложение (commercial offer);
Жалоба (letter of complaint);
Письмо-поздравление (congratulation letter);
Письмо с просьбой о приёме на работу (letter of application);
Письмо-отказ (refusal letter);
Письмо-извинение (apology letter);
Ответ на заказ (response to order);
Счёт-фактура, накладная, инвойс (invoice);
Заявление (statement) etc. и т. д.

Как вы понимаете, разновидностей официально - деловых писем настолько много, а их типы так разнообразны, что одной статьи явно не хватит, для того, чтобы подробно описать нюансы каждого вида.
Однако, существуют общие принципы оформления деловой переписки, которые в той или иной мере применимы для каждого отдельного вида с небольшими поправками на специфику письма.

Любое послание обладает определенной структурой, которая одинаково актуальна и для личной, и для деловой переписки.
Отличие делового письма от личного, заключается в содержании каждого из вышеописанных пунктов.

1) Заголовок (Heading).

По этому пункту отличий нет.

Адрес отправителя (Sender's address) обычно пишется в верхнем правом углу, но не исключено написание адреса и в верхнем левом углу.
Особое значение имеет последовательность написания адреса. Сначала указывается номер дома с названием улицы, затем, через запятую, номер квартиры.
На следующей строке пишется город с почтовым индексом и заключительная строчка, которая содержит указание страны.

Дата (Date) проставляется ниже, сразу после адреса. Точка после адреса не ставится.
На практике существует несколько вариантов оформления даты:

15 September, 2017;
September 15th, 2017;
September 15, 2017;
15th September, 2017

Ну, и, наконец, адрес получателя (Inside address) пишется ровно в той же последовательности, что и адрес отправителя, но только ниже и с левой стороны.

2) Обращение (Salutation).

А вот обращение, используемое в деловой переписке, радикальным образом отличается от используемого в личной.

В письме официального характера принято использовать два вида обращения:

1) Если имя и фамилия человека нам не известны, то мы можем обратиться к нему или к ней так:

Dear Sir - Уважаемый Сэр/Господин;
Dear Madam - Уважаемая Госпожа/Мадам;
Dear sale manager; Dear Editor; Dear marketing manager - Уважаемый менеджер по продажам; Уважаемый издатель; Уважаемый менеджер по маркетингу (В случае, если известна только должность человека.);
Dear Sirs - Уважаемые господа;
Dear Colleague - Уважаемый коллега

2) Если мы точно знаем фамилию адресата, то мы обращаемся к нему:

Dear Mr. Green -Уважаемый господин/мистер Грин;
Dear Miss Green — Уважаемая госпожа/ мисс Грин, (по отношению к не замужней женщине);
Dear Mrs. Green — Уважаемая госпожа/ миссис Грин,(по отношению к замужней женщине)

В личном письме обращение носит неформальный характер и может выглядеть так:

Dear John - Дорогой Джон;
My dear Jim - Мой дорогой Джим;
Dearest - Самый дорогой;
My darling - Мой дорогой;
Hello, my dear Oleg - Привет, мой дорогой Олег

3) Введение (Introduction), основная часть (Main body) и заключение (Conclusion).

В официальном и в личном письме отличаются не только по цели, но и по своему характеру.
Нет смысла детально рассматривать, какими они могут быть, так как всё зависит от специфики послания.

Главное отличие деловой переписки заключается в том, что используемые в ней предложения носят неопределенно-личный характер, состоят из сложных грамматических конструкций, приправленных официальными фразами;
текст, как правило, снабжен множеством linking words (связующими словами), такими как:
furthermore (кроме того),
first of all (прежде всего),
secondly (во-вторых),
finally (окончательно),
in fact (фактически),
with reference to (со ссылкой на),
to conclude (в завершении).

В личном письме применяется повседневная лексика, прямые обращения, менее сложные грамматические конструкции и множество сокращений.

4) Заключительные вежливые фразы (Complimentary close).

В деловом и личном письмах также отличаются.

Официальную переписку принято заканчивать фразами:

  • Respectfully, Yours respect­fully, Respectfully yours, Very respectfully (С уважением);
  • Yours faithfully (Искренне Ваш. Если имя адресата вам не известно);
  • Yours sincerely (Если имя адресата вам известно)

Кроме того, есть варианты завершающих фраз, используемых в различных подвидах официальных писем.
К примеру:

Thank you for responding to my offer — Спасибо, что откликнулись на мое предложение;

We look forward to hearing from you soon — Надеемся получить ваш ответ в ближайшем будущем etc. и т. д.

Вариантов завершения личного общения масса:

Lots of love, kisses;
Take care;
All the best;
Best wishes;
See you soon;
Take care;
Yours;
Love;
Yours affectionately/lovingly

В целом, главное отличие делового письма от личного состоит в том, что вся официальная переписка носит ясный, нейтральный, неэмоциональный характер.

Официальное письмо характеризуется чёткой структурой, логичностью, смысловой точностью.
В деловом письме не может быть просторечных, жаргонных выражений и междометий.

В официальной переписке существует также целый набор фраз - клише, которые помогают более точно выразить свою мысль и быстро составить письмо.

Личная же переписка лишена официальности, а также необходимости строгого следования фактам.

2) Как написать электронное письмо (e-mail)?

Электронная переписка на сегодняшний день широко используется и в практике делового, и в практике личного общения.
Её отличительная особенность заключается в том, что подобные послания, как правило, более краткие и, как следствие этого, более конкретные. Лишние фразы в e-mail стараются не использовать. Поэтому, в электронной переписке важно чётко формулировать главную мысль. С чего же начать?

1) Subject line (тема email)
Обязательно указывайте тему своего письма.
Постарайтесь сформулировать её так, чтобы получатель понял основной мессадж вашего послания.
От того, насколько конкретна будет звучать Subject line, зависит не просто скорость ответа, но и сам факт прочтения письма.

2) Обращение (Salutation)
Электронное письмо, также как и печатное, требует определенного приветствия. Никаких радикальных отличий в оформлении обращений нет, поэтому здесь будет актуальна вся информация, касающаяся приветствий, используемых в официальной и личной переписке, уже описанная выше.

3) Текст письма (Main body)
Вариант оформления основного текста зависит от того, кто является инициатором отправления письма.

Если e-mail отправили вам, то после приветствия будет уместным поблагодарить отправителя за полученное письмо.
К примеру, так:

  • Thank you for your email (letter) of 15th June, asking about … (our production). — Спасибо за письмо (от 15 июня) с вопросом о …(нашей продукции)

Если же инициатором общения выступаете вы, то необходимо в самом начале описать цель вашего послания:

  • I am writing in connection with … . — Я пишу в связи с …

4) Заключительная вежливая фраза (Сomplimentary close)

Заключительная реплика является отражением того, каких действий вы ожидаете от собеседника.
Вот несколько возможных вариантов:

  • If you have any questions, please don’t hesitate to contact me. — Если у вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, свяжитесь со мной.
  • I look forward to hearing from you. — С нетерпением жду вашего ответа.
  • Thank you for your cooperation. — Спасибо за сотрудничество.

5) Вложения, приложения (Enclosure)
Этот пункт отличает электронную переписку от печатной. К e-mail, как правило, всегда прилагаются документы, отчёты, таблицы и прочая сопроводительная корреспонденция.
Поэтому, о факте наличия приложений важно указать в теле самого письма.

В этом вам помогут вот эти фразы:

  • Please find attached … — Пожалуйста, найдите во вложении …
  • I am attaching … — Я прилагаю …
  • I am sending you … — Я отправляю вам … во вложении.

Но, вполне возможно обойтись и просто обозначением: «Enc.»

Таким образом, каких-то кардинальных отличий в оформлении электронного послания от обычного письма нет.
Правила, описанные для официальных и личных посланий, применимы и для e-mail, с небольшими поправками, отражающими специфику электронного письма.

2. Как написать эссе?

В различных экзаменационных заданиях, на международных экзаменах и проверочных испытаниях часто нужно написать эссе. Без подготовки бывает сложно понять, за что хвататься.
И, хотя вопрос написания эссе заслуживает отдельного рассмотрения, некоторые опорные пункты, которые помогут его написать, будут описаны в этой статье.
При написании эссе важно строго следовать структуре.

Структура эссе состоит из:

1) Заголовка.
Заголовок включает в себя название эссе, которое должно точно отражать тему повествования;

2) Введения.
Введение должно состоять из 2-4 коротких предложений, которые раскрывают тему эссе;

3) Основной части.
Как правило, эта часть, включает в себя 2-3 абзаца, описывающих суть сочинения.
В них нужно максимально полно и грамматически грамотно раскрыть тему, привести определенные доводы и аргументы в их пользу;

4) Заключения.
Состоит из 2-4 предложений, подводящих некий итог написанному.
В этой части нужно сделать вывод по выбранной теме эссе.

При написании эссе важно учитывать тот факт, что каждый из абзацев в основной части должен начинаться с вводного предложения (Topic Sentence ), а все последующие предложения должны развивать мысль, высказанную в Topic Sentence.

При работе над текстом, не пренебрегайте возможностью использования черновика, это поможет вам избежать нежелательных ошибок.
Ну, и, конечно, подробно изучите все виды эссе. (Эссе за и против. For and against essays; Эссе-мнение. Opinion essays; Предложение решения проблемы. Suggesting solutions to problem essays.)
Тщательная подготовка к написанию эссе поможет избежать лишних сложностей и справиться с задачей блестяще.

3. Как написать доклад?

В отличие от эссе, основу которого составляют общие теоретические вопросы, доклад является описанием проведенных экспериментов, результатом опросов или сравнением нескольких явлений.
Поэтому вся информация в такого роде работе должна быть чётко структурированной, иметь заголовки и подзаголовки, маркированные списки, таблицы, диаграммы и прочие иллюстрации. Информация должна излагаться максимально просто, а сами предложения не должны быть длинными и витиеватыми.

Конечно, любой доклад должен сопровождаться словами - связками: Again - Кроме того, к тому же; Besides - Кроме того, более того; Moreover -Кроме того, сверх того; Together with - Вместе с тем, наряду с; And - И, а)

Структура доклада должна включать:

1) Introduction (вступление).
В этой части работы нужно кратко и чётко описать предмет доклада, назвать причины, по которым вы занимаетесь исследованием конкретного вопроса и сделать небольшой обзор других исследований по теме.;

2) Methods (методы исследования).
В этом пункте нужно описать методы, с помощью которых проводилось исследование;

3) Results (результаты).
Конечно, необходимо уделить особое внимание результатам исследования и подробно описать их;

4) Conclusions (выводы).
Заключительная часть, это подведение итогов и конструктивные предложения для следующих исследований, связанных с темой доклада.

Безусловно, приведенная структура доклада довольно упрощенная и может носить намного более развернутый характер, в случае обширного и глубокого исследования.

Развитие writing skills требует, пожалуй, ещё большего терпения и трудолюбия, нежели изучение разговорного языка, так как бумага легко обнажает все недочеты, орфографические, грамматические и пунктуационные ошибки.
Но, при должном трудолюбии, освоить письменный английский всё-таки возможно, а описанные выше советы помогут вам в этом деле!

Good luck!

Автор статьи: Федосеева Анастасия Андреевна (Юридический обозреватель, автор)

Курсы английского языка в BKC-ih
Сеть школ с Мировым опытом!

Гарантия!

Бесплатный пробный урок!

Индивидуальная программа

С любого уровня