Содержание:

  1. Структура письма
    1. Начало письма
    2. «Тело» письма
    3. Конец письма
  2. Примеры писем по видам
    1. Письмо о сотрудничестве
    2. Письмо напоминание
    3. Письмо извинение
    4. Письмо просьба
    5. Письмо благодарность
  3. Как написать ответ

VK, Facebook, What`s Up и прочие социальные сети – немалая часть нашей жизни сегодня. Рабочие и родительские чаты, группы по интересам для обмена информацией – везде мы ведем переписку, оставляем комментарии и, чего уж греха таить, не считаем нужным соблюдать общие правила языка. Потому что чаще всего написать надо быстро. И так поймут! Однако, такой формат общения абсолютно неуместен, если вы пишете деловое письмо на английском языке.

В каких ситуациях может понадобиться знание, как правильно написать бизнес письмо?

  • Вы пишете своему англоговорящему боссу;
  • новому иностранному клиенту, которого хочется впечатлить;
  • коллеге из-за рубежа;
  • вашему профессору или учителю английского;
  • hr менеджеру в международной (англоговорящей) компании, куда бы вы хотели устроиться.

В каждой из предложенных ситуаций (а их может оказаться гораздо больше) вы должны соблюдать этикет деловой переписки. Почему это важно? Потому что ваше письмо представляет ВАС, дает понять, что вы – профессионал, а не тинейджер, пишущий с ошибками. 

В статье мы разберем, как написать официальное письмо на английском языке, приведем конкретные примеры и фразы с переводом. Вы узнаете, что формальное письмо бывает нескольких видов, и что в email переписке (электронном письме) также стоит соблюдать некоторые правила написания.

Структура письма

В любом деловом письме следует указывать сразу 2 адреса (получателя и отправителя) и дату, когда вы составляете это письмо. 

Вот примерный формат:

I am writing to introduce myself ___ . Пишу, чтобы представиться … .
I received your contact information from ____ and I am writing to introduce myself because ___ . Я получил ваши контактные данные от … и пишу, чтобы представиться … .
I read/heard about your company in _____ and would like to introduce myself because __ . Я читал/слышал о вашей компании от … и хотел бы представиться, потому что.. .

As [job title], I am writing to present [my company] to you because ____ . 

Как {название вашей должности/рода занятий}, представляю нашу компанию {название}, потому что … .

In response to your request for ___. В ответ на ваш запрос.
Thank you for your letter/phone call/email regarding ___. Благодарим за ваше письмо/звонок/email.

Начало письма

Деловое письмо всегда начинайте с приветствия. Письмо без приветствия или с приветствием, но в неофициальном стиле, покажется получателю грубым и фамильярным. Вот хорошие примеры, как можно официально поздороваться:

Hello, {first name}... .

Good morning/Good afternoon, {first name}... .

Dear {first name}... .

Hi {first name} … . (Уместно только в ситуации личного знакомства с получателем).

Если вы не уверены в правильности, попробуйте провести некоторое «интернет-расследование», чтобы найти имя контактного лица. Расследование не дало результатов? Тогда обратитесь следующим образом (это крайний случай, и пользоваться им все же не рекомендуем):

Dear, {job title} … . Уважаемый, {название должности},..

To whom it may concern, До востребования.

В этой же части письма вы должны представиться: кто вы, из какой вы компании, чем занимаетесь, что предлагаете, почему пишете и какая вообще ваша глобальная цель?

Фразовые клише для начала письма

I am writing to introduce myself ___ . Пишу, чтобы представиться … .
I received your contact information from ____ and I am writing to introduce myself because ___ . Я получил ваши контактные данные от … и пишу, чтобы представиться … .
I read/heard about your company in _____ and would like to introduce myself because __ . Я читал/слышал о вашей компании от … и хотел бы представиться, потому что.. .

As [job title], I am writing to present [my company] to you because ____ . 

Как {название вашей должности/рода занятий}, представляю нашу компанию {название}, потому что … .

In response to your request for ___. В ответ на ваш запрос.
Thank you for your letter/phone call/email regarding ___. Благодарим за ваше письмо/звонок/email.

«Тело» письма

В идеальном бизнес-письме должно быть 3-4 абзаца, и все они должны уместиться на одной странице. Самое главное – будьте предельно ясны и лаконичны. Подкрепите ваше «изложение» фактами и цифрами.

Фразовые клише

Our new product/service will be released next month and we are excited to share with you ___ . Наш новый продукт/услуга будет представлен в следующем месяце и мы рады поделиться с вами … .
I’d like to include a quick story of how [product/service] helped [another company] to ___ . Я бы хотел поделиться короткой историй, как продукт/услуга помог {название другой компании} … .
If you’d like to test this service, I would be happy to work with you and provide you with an overview. Just contact me at _____. Если вы хотите воспользоваться услугой, я буду рад сотрудничеству с вами и предоставлю для вас обзор. Просто свяжитесь со мной … .
After much consideration, we have decided to ___. После долгих размышлений мы решили… .

Конец письма

Закончив описывать все радужные перспективы сотрудничества (как вариант), следует грамотно завершить письмо. Не сделаете этого – вас посчитают непрофессиональным и грубым. Можно также поблагодарить получателя (обязательно найдите, за что) и добавить несколько вежливых фраз.

Фразовые клише для прощания

Thank you for your patience and cooperation. Спасибо за терпение и сотрудничество.
If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know. Если у вас возникли вопросы или проблемы, не стесняйтесь и дайте знать.
Regards/Kind regards/Sincerely. С уважением.
Warm regards. С наилучшими пожеланиями.

Виды деловых писем на английском языке

Остановимся более подробно на видах деловых писем, как правильно их составлять, как оформлять, где указать отправителя, а где – получателя.  

Письмо о сотрудничестве

Подобным письмом вы должны убедить владельца другого бизнеса сотрудничать с вами. Ваше предложение должно быть четким, должно ясно иллюстрировать преимущества вашей коллаборации и предлагаемые условия. Именно поэтому стоит уделить пристальное внимание составлению предложения о сотрудничестве.

Выделим главное:

  • начинайте с обращения к потенциальному партнеру по имени;
  • представьтесь сами (ваше имя, чем вы/ваша компания занимаетесь, что предлагаете и чего ожидаете от партнерства);
  • если задач у вашей партнерства несколько, то обязательно каждую из них поместите в отдельный абзац;
  • фактами и цифрами докажите преимущества сотрудничества.

Примечание: если это email переписка, обязательно указывайте тему письма.

Образец письма о сотрудничестве

From,

A. Smith, 

ABC Center

Date: 31 october 2019

To,

Smart City Center

New York

Subject: business proposal

Dear, {person`s name}.

Hello, I`m Adam Smith, senior manager from ABC Center. Our company has been selling automobile spare parts for construction equipment and trucks throughout Russia for 15 years. We have established an effective dealer network and supply the products of manufacturers to about 100 different stores and repair shops. 

We offer you beneficial cooperation in the sale of your goods. In case of positive decision, please contact us at the indicated numbers.

Looking forward to hearing you back.

A.Smith.

От:

А. Смит,

АВС Центр

Дата: 31 октября 2019

Кому:

Смарт Сити Центр

Нью-Йорк

Тема: деловое предложение

Уважаемый, {имя получателя}.

Здравствуйте, меня зовут Адам Смит, главный менеджер компании АВС Центр. Наша компания уже 15 лет занимается сбытом автомобильных запасных частей для строительной техники и грузовых авто по всей России. Мы наладили эффективную дилерскую сеть и снабжаем продукцией производителей около 100 различных магазинов и ремонтных мастерских. Предлагаем вам взаимовыгодное сотрудничество по реализации вашего товара. В случае положительного решения просим связаться с нами по указанным телефонам.

С нетерпением жду вашего ответа.

А. Смит.

Письмо напоминание

Грамотно, вежливо и дружелюбно напомнить о себе или о чем-то, что, возможно забыли, тоже надо уметь. Вот примеры ситуаций, в которых вам может понадобиться написать такое письмо:

  • просроченный платеж;
  • просроченная сдача работы;
  • просроченная отгрузка товара;
  • бездействие со стороны получателя и пр.

Когда будет уместно напомнить о себе? Если была назначена конкретная дата, то правильно будет сделать это ближе к концу назначенного дня. Структура письма не отличается от общей структуры делового письма:

  • укажите тему (здесь можно написать: Response required. Требуется ответ);
  • представьтесь;
  • опишите ситуацию и укажите конкретную цель вашего письма;
  • вежливо попрощайтесь.

Образец письма напоминания

From,

A. Smith, 

ABC Center

Date: 31 october 2019

To,

Smart City Center

New York

Subject: Response required

Good afternoon, Mr. {name}. My name is Adam Smith and I`m senior manager of your service organisation. I am writing to remind you that a small debt over the past month has formed on your account. We ask you to pay off the debt, otherwise you will have to pay a fine. If you have any difficulties with this, please contact our office.

Regards, 

A.Smith.

От:

Дата: 31 октября 2019

Кому:

Тема: требуется ответ.

Добрый день, мистер {имя}. Мое имя Адам Смит и я главный менеджер вашей обслуживающей организации. Пишу напомнить, что на вашем счете образовалась небольшая задолженность за прошлый месяц. Просим погасить задолженность, иначе вы вынуждены будете оплачивать штраф. Если у вас возникли какие-либо трудности с оплатой, просим связаться с нашим офисом.

С уважением,

А. Смит.

Письмо извинение

Письмо извинение – это письмо, которое обязательно объясняет причину того или иного действия или бездействия. Это могут быть извинения за пропуск занятия/собрания, за не сданный вовремя отчет, за долгий ответ на письмо. Структура все та же: адрес, тема (если необходимо), приветствие, основная мысль и прощание.

Образец письма извинения

From,

Date: 31 october 2019

To,

Good morning, Mr. {name}.

I`m Adam Smith, senior manager of your company branch in Boston. I`m writing to apologize that the annual report on the work of our branch was not delivered on time. Due to serious family circumstances, it was not possible to do this on time. I apologize and I hasten to inform that this situation will not happen again. Enclose the report in the attachment.

Best regards,

A. Smith.

От:

Дата: 

Кому:

Доброе утро, мистер {имя}. 

Я Адам Смит, старший менеджер филиала вашей компании в Бостоне. Пишу извиниться, что годовой отчет о работе нашего филиала не сдан вовремя. В силу серьезных семейных обстоятельств не было возможности сделать это вовремя. Приношу свои извинения и спешу сообщить, что подобная ситуация больше не повторится. Отчет прилагаю во вложении.

С уважением,

А. Смит.

Письмо просьба

Говоря о таком формате письма, мы подразумеваем следующие ситуации:

  • просьба о повышении;
  • о пожертвовании;
  • о рекомендации и пр.

Как и в предыдущих примерах, все должно быть лаконично, вежливо и четко. При необходимости приложите к письму документы. 

Образец письма просьбы

From,

Date: 

To,

Good day, Mr. {name}.

I`m Adam Smith, HR manager of your front office in London. In connection with the arrival of Mr. Ivanov to Norwich on November 1, 2019, we ask you to arrange a meeting at the airport and book a hotel room for two days. Mr. Ivanov will arrive on the flight U207 on 01.11. at 15:30. 

Regards,

A. Smith.

От:

Дата: 

Кому:

Добрый день, мистер {имя}. 

Мое имя Адам Смит, менеджер по подбору персонала в филиале вашей компании в Лондоне. В связи с приездом в Норвич господина Иванова 1 ноября 2019 года просим вас организовать встречу в аэропорту и заказать номер в гостинице на двое суток. Господин Иванов прибудет рейсом U207 01.11. в 15:30.

С уважением,

А. Смит.

Письмо благодарность

Всегда найдется, за что поблагодарить человека: за оказанную услугу или приглашение на мероприятие, за отсрочку платежа и сдачу отчета. Принципы все те же: краткость, лаконичность и официоз.

Пример письма благодарности

From,

Date: 31 october 2019

To,

Good day, Mr. {name}.

My name is Adam Smith, I`m your student at evening school of accountant courses. Writing to thank you for the opportunity to pass the exam two weeks later than expected. I assure you that I will study all the skipped material on my own and pass the exam perfectly.

Warm regards,

A. Smith.

От:

Дата: 

Кому:

Доброе утро, мистер {имя}. 

Я Адам Смит, ваш студент вечерней школы, курсы бухгалтеров. Пишу вам, чтобы поблагодарить за предоставленную возможность сдать экзамен на две недели позже положенного. Уверяю вас, что изучу весь пропущенный материал самостоятельно и сдам экзамен на отлично.

С уважением,

А. Смит.

Как написать ответ

Логично, что целью данного письма является ответ на все интересующие отправителя вопросы. Дайте понять, что вы – компетентны и сможете в будущем вести подобные переговоры. 

Ключевые моменты в написании ответного письма:

  • дайте понять, кто вы и какую должность занимаете/в какой сфере работаете;
  • обозначьте цель письма;
  • ответьте на все поставленные вопросы;
  • если в каком-то моменте сомневаетесь, напишите, что переадресуете вопрос.

Структура письма не меняется.

ЭТО ВАЖНО

В деловой переписке нельзя использовать заглавные буквы (писать, используя Caps Lock): это грубо и непрофессионально. Также избегайте ненужных аббревиатур и сленговых интернет словечек (lol, imho и пр).

Для удобства мы занесли наиболее распространенные слова связки в деловой переписке в таблицу.

 

Русский Английский

Извините за беспокойство

Excuse/Sorry for troubling

Добрый день

Good day/good afternoon

Здравствуйте

Hello

Уважаемые господа

Ladies and gentlemen

Прилагаю во вложении

Enclose in the attachment

Заявление во вложении

Attachment statement

Отправляю вам 

Send you

Прошу вас

I ask you to

Надеюсь, у вас все хорошо

I hope things are well with you

Прошу прощения за задержку с ответом

Sorry for the delay in replying

Пожалуйста, дайте знать ваше мнение

Please let me know what you think

Пожалуйста, подтвердите

Please confirm

Хотелось дать вам знать

This is just to let you know that

Нам приятно сообщить вам

We are pleased to inform you

Пишу вам просить об одолжении

I'm writing to ask you a favor

Пожалуйста, дайте знать, если возникли вопросы

Please let me know if there are any questions

Спасибо за интерес к нашему продукту/услуге

Thank you for your inquiry about our product