Статья

Слова и фразы для деловой переписки

367 10 минут

Дата публикации: 27 июня 2019 | 14:01

Тело письма. Способы вежливого обращения

 

В первой строке адреса пишется имя и фамилия получателя, если они вам известны. Перед инициалами получателя обычно ставится форма вежливого обращения. После него могут писаться имя и фамилия корреспондента или его инициалы и фамилия, но, ни в коем случае, не одна фамилия.

Например:
Mr. J.R. Tolkien,
Mr. John Tolkien, но не Mr. Tolkien

Другие формы вежливого обращения:

Mrs. — должностное лицо — замужняя женщина,
Miss — должностное лицо — незамужняя женщина,
Ms. — должностное лицо — женщина, чье семейное положение вам не известно,
Messrs (сокр. от messieurs "господа") — используется при адресации к двум или более мужчинам.

Существует множество других форм вежливого обращения. Это ученые и медицинские степени, воинские звания, аристократические титулы.

Если имя получателя неизвестно, то просто указывается его должность или отдел.

В деловой корреспонденции приняты следующие сокращения названий стран:

UA -Украина
RU — Россия
US — США
GB — Великобритания
CA — Канада
FR — Франция
IT — Италия
JP — Япония
— Германия
DM — Дания
 

Вступительное обращение (приветствие) должно быть полностью согласовано с наименованием получателя в пункте "адрес".

Письмо адресуется одному человеку (мужчине) — Dear Sir "Уважаемый господин".

Вы адресуете письмо фирме в целом или нескольким лицам, то используйте обращение Dear Sirs "Уважаемые господа" или Gentlemen.

Обратите внимание, что в американских письмах после обращения ставится двоеточие, а в английских — запятая. Если ваше письмо адресовано женщине, то обращайтесь к ней как Dear Madam, а не Dear Miss, так как это будет звучать некультурно. Обращение к женщинам звучит как Mesdames.

Если пол адресата вам неизвестен, то пишите Dear Sir or Madam.

Если вы пишете человеку, с которым вы знакомы, то можете поставить в обращение его фамилию: Dear Mr. Smith.

При длительном общении (переписке) можно "перейти на ТЫ" — Dear Michael. Можно сделать свое обращение еще более теплым и душевным:
My dear Mr. Smith
My dear Michael

Для того, чтобы читатель письма сразу понял, о чем пойдет речь, после вступительного обращения обычно дается краткое указание на общее содержание письма. Чаще всего перед этим указанием употребляются следующие сокращения:

"Re" — сокращение от латинского выражения "in re" — "по делу";
"Subject" — тема;
"Conc" — сокращение от английского "concerning" — касательно.

Например:

Conc: your request for the documents of January 21, 1997
Subject: labour contract

Первый абзац основного текста начинается с предложения, в котором вы подтверждаете получение письма от вашего корреспондента, или со ссылки на поступившее письмо.

Обычно объем делового письма не превышает одну страницу. Но, если объем письма больше одной страницы и его продолжение напечатано на обратной стороне листа, то в конце первой страницы пишется p.t.o., что означает Please Turn Over (Смотрите на обороте).

 

Тело письма. Заключительная форма вежливости. Подпись. Постскриптум

 

Выбор заключительной формы вежливости зависит от вступительного обращения:

Dear Sirs Yours faithfully/ Faithfully yours
Dear Sir We are yours faithfully
Dear Sir/Madame We remain yours faithfully
Dear Mr. Yours sincerely
Dear Mrs. Sincerely yours
Dear Madam Yours very sincerely
Dear Gentlemen Yours truly
Gentlemen Very truly yours

После заключительной формы вежливости ставится подпись. Иногда подпись ставится от имени кого-либо. Это может выглядеть так:

Yours faithfully,
………. (signature)
M. Jay Fox For the Manager

Иногда, вместо For может быть использовано сокращение Per. pro или p.p., от латинских слов per procuratio, что означает "по доверенности, от имени кого-либо":

Sincerely yours,
John Taylor (Mr)
p.p. B. Hanson
HR Manager

Если вы отсылаете копии письма и другим адресатам, тогда в конце письма сделайте соответствующую отметку в виде следующей аббревиатуры: "c.c." - carbon copies (точные копии) или Copy to…

Иногда вы не хотите, чтобы получатель вашего письма знал, что вы еще кому-то отослали копии. В этом случае внизу писем-копий вы указываете "b.c.c." - blind carbon copies. (скрытые копии).

Если к письму имеется приложение (каталог, контракт, счет и т.д.), то внизу, после подписи делается указание об этом: "Enc:", "Encl:" - это сокращение от Enclosure (приложение, вложение).

Например:

Enc.: Letter of guarantee (2 pages)
Encl.: Insurance certificate (1 copy)

В конце письма, после подписи возможен дополнительный текст, Post Scriptum (P.S.). Такая приписка делается не для стильности и украшательства. P.S. присутствует во многих деловых письмах. Как правило, в P.S. написано что-то важное: подтверждение предложения, описанного выше, или просьба выслать что-то незамедлительно и т.д.

P.S. состоит из одного (!) предложения.

Информация на конверте

О порядке и способе доставки письма, а также об особенностях корреспонденции обычно указывается на конверте:

AIR MAIL - авиапочта
By hand - нарочным
Confidential - конфиденциально
Express - экспресс
Please forward - направить дальше
Private - частное
Registered - заказное
Strictly Confidential - строго конфиденциально
To be called for - до востребования
Urgent - срочное
 

Общие слова и фразы для деловой переписки

 

Первый абзац письма

Thank you for your letter of (date), asking if… Спасибо за письмо от (дата), в котором вы спрашиваете ...
We have received your letter of (date), enclosing… Мы получили Ваше письмо от (дата), к которому вы прилагаете…
We are writing to enquire about… Мы Вам пишем, чтобы узнать о…
We are interested in… Мы заинтересованы в…
We would like to know… Мы бы хотели знать…
In reply to your letter of (date)… В ответ на Ваше письмо от (дата)…
We would like to inform you… Мы бы хотели Вас проинформировать…
We are sorry to have to remind you… Простите за то, что напоминаем Вам…
We regret to inform you that… Сожалеем о том, что должны Вам сообщить, что…
We refer to your order №123… Ссылаясь на Ваш заказ №123…
With reference to your letter… Ссылаясь на Ваше письмо…
With reference to your advertisement in… Ссылаясь на Вашу рекламу в…
We refer to our telephone conversation regarding… Мы ссылаемся на наш телефонный разговор касательно…
Replying to your letter of … we are pleased to inform you that… Отвечая на Ваше письмо от…мы рады сообщить Вам, что…
In reply (response) to your letter of… we are pleased to inform you that… В ответ на Ваше письмо от…мы рады сообщить Вам, что…
In accordance with your request we… В соответствии с Вашим запросом мы…
We confirm our fax message received this morning… Мы подтверждаем получение Вашего факса сегодня утром…
Confirming…we are pleased now to… Подтверждая…, мы рады…

Второй и другие абзацы письма

May we remind you that…  
We wish to notify you that…  
a) извинения
We apologise for… Мы извиняемся за…
Please accept our apologies/apology for… Пожалуйста, примите наши извинения за…
Please accept our apology and our assurance that we will be more careful in the future. Пожалуйста, примите наши извинения и заверения в том, что в будущем мы будем более осмотрительны.
Apologising for… we… Извиняясь за…, мы…
We very much regret to say that… С большим сожалением мы сообщаем, что…
We are sorry for a delay… Мы сожалеем о задержке…
We were sorry to receive your complaint… С сожалением мы получили Вашу жалобу…
We hope you will understand that we were not responsible for… Мы надеемся, что Вы понимаете, что мы не несем ответственности за…
We assure you that we do all we can to… Заверяем вас, что мы делаем все возможное, чтобы…
b) выражение просьбы
Wouldwill you please, be so kind to… Не будете ли Вы так любезны…
We would be pleased if you would… Мы были бы рады если бы Вы…
We shouldshall be obliged (grateful) if you wouldcould… Мы будем благодарны Вам, если Вы…
It will be appreciated if you can… Мы высоко оценим, если Вы…
It would be appreciated if you wouldcould… Мы были бы очень благодарны, если бы Вы смогли…
We would (very much) appreciate your advice… Мы будем Вам (очень) благодарны за совет…
In view of the urgency we ask you to… В виду необходимости мы просим Вас…
We trust you will… Мы рассчитываем, что Вы…
с) упоминание о приложении к письму
We are enclosing we enclose… Мы прилагаем…
I enclose my curriculum vitae… Я прилагаю свое резюме…
We attach to this letter… Мы прилагаем к этому письму…
Please find enclosed… Пожалуйста, ознакомьте с приложенным…

Заключительный абзац

I look forward to receiving your reply. С нетерпением жду Вашего ответа.
Looking forward to hearing from you. С нетерпением жду от Вас письма.
I hope this information will help you. Надеюсь, эта информация поможет Вам.
Please, do not hesitate to contact me if you need further information. Если Вам нужна дальнейшая информация, пожалуйста, пишите нам без колебаний.
Please, feel free if you have any further questions. Если у Вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, не стесняйтесь их задавать.
If there is any advice or further information you want we shall be happy to supply it. Если Вы хотите получить какую-нибудь дополнительную информацию или совет, мы будем счастливы их Вам предоставить.
We would appreciate a prompt reply. Будем признательны за Ваш незамедлительный ответ.
а) выражение благодарности
Thank you again for your help. We will be ready to serve you in every way possible Еще раз спасибо за Вашу помощь. Будем рады помочь Вам всем, чем сможем
Thank you for your assistance Спасибо за Вашу помощь
Many thanks for your earliest attention Большое спасибо за Ваше внимание
We assure you of our best attention at all times Заверяем Вас в нашей преданност
Best regards С наилучшими пожеланиями